Многие компании часто сотрудничают между собой, а потому их руководителям приходится вести переговоры для достижения взаимопонимания и заключения сделок. Переговоры – не всегда простой процесс. Лишь в ряде случаев можно ограничиться ужином в ресторане. Переговоры «без галстуков» зачастую бывают при участии 2-3 сторон, не более. А если нужно собрать несколько руководителей (компаний или даже глав государств), то тут нужно подойти ответственно к подготовке.
Все обязанности на себя берет принимающая сторона. Она ответственна за выбор помещения, устройство гостей, наличие необходимой техники и другие моменты. Чтобы переговоры прошли хорошо, необходимо начать подготовку заранее. Первое и самое главное в этом деле – выбор и аренда переговорных.
Аренда переговорной: как выбрать помещение
Переговорная – помещение, в котором длительное время будут находиться люди. Поэтому оно должно быть комфортным и хорошо обустроенным. Важно, чтобы хватало посадочных мест, но не было слишком много свободного пространства.
Помимо этого, помещение должно соответствовать таким требованиям:
-
Хорошая вентиляция – работает вытяжка, есть кондиционеры (особенно в летнее время).
-
Налажена система отопления. Зимой в помещении должно быть +18+21°С.
-
Достаточно естественного или искусственного освещение. Солнечный свет – это хорошо, но его вполне можно заменить и лампами. Особенно, если переговоры будут проходить в вечернее время.
-
На окнах есть жалюзи или шторы. Если планируется днем показывать слайды или фильмы, то экран не должен засвечиваться светом с улицы.
-
Удобные стулья и столы по количеству приглашенных.
-
Проводка в полном порядке, есть розетки, выключатели и ничего не искрит.
Также переговорная должна иметь хорошую транспортную развязку. Зал не должен располагаться в полуподвальном помещении, где его трудно найти. Это должен быть хорошо заметный центр. В Киеве аренда переговорных возможна в конференц-центре A&CES, который располагается в центре города, близко к метро, и соответствует всем требованиям. Нужно лишь выбрать зал, подходящий по вместимости. Есть варианты для рассадки как 20, та и 300 человек.
Что понадобится для переговоров
Аренда переговорных Киев – кропотливый процесс. После того, как выбрали зал, необходимо подготовить его «начинку».
Что должно быть:
-
Столы и стулья.
-
Вода в бутылке (лучше без газа и в стеклянной таре) на каждого участника переговоров. Поставить можно в центре стола, но если людей много, то лучше напротив каждого.
-
Канцтовары – блокноты или листы, ручки и карандаши. Тоже рекомендуется подготовить набор для каждого участника переговоров.
-
Таблички с фамилиями участников для рассадки. Их устанавливают, когда помимо принимающей стороны участвуют более 3-4 сторон.
Заранее следует подготовить все необходимое, а также распланировать схему рассадки гостей. Нужно учесть, что они могут прийти со своими помощниками, которым тоже нужно место.
Если переговоры требуют мультимедийного оснащения, то следует либо попросить установить все арендодателя помещения, либо принести самостоятельно. Микрофоны и подставки для них, ноутбуки, мониторы, проигрыватели, доски – все должно быть готовым к работе. Лучше еще раз проверить наличие и работоспособность техники с вечера.
Процесс организации переговоров
Все участники переговоров должны заранее получить приглашения. В них должно быть указано место и время встречи, как добраться (ориентиры, если необходимо). Можно указать и ориентировочную длительность переговоров, ведь людям нужно планировать дальше свой день.
Если предполагается посвятить переговорам много времени, то лучше назначать встречу в первой половине дня – 10-12 часов. Для коротких переговоров «без галстуков» или простого подписания договоров можно выбирать вечернее время – 5-6 вечера. Тогда люди уже успели сделать основные дела, и могут спокойно приехать в конференц-зал на встречу с партнерами.
Если переговоры длятся долго, то через 1,5 часа обязательно устраивают кофе-брейк. Лучше, если это будет другое помещение. В нем размещают кофемашину, термопоты, чай, сахар, печенье, конфеты, бутерброды и прочее. Через три часа после начала переговоров делают перерыв на обед. Обычно дается 40-60 минут. Хорошо, когда зал находится в центре, тогда люди не ограничены в выборе места, где можно пообедать.
Какие нюансы следует предвидеть
Работающий и чистый санузел, отсутствие ремонта в соседней комнате – это мелочи, но они важны. Также не стоит забывать, что многие руководители приезжают со своими помощниками, коллегами. Необходимо предусмотреть дополнительные места в зале для них.
В зимнее время желательно выбрать зал в здании, где есть гардероб. Если такого помещения нет, то его можно организовать в соседней комнате. Главное позаботиться об охране, чтобы не пропали вещи гостей.
Если у принимающей стороны небольшой штат сотрудников, то на помощь придут кейтеринговые компании. Они берут на себя ряд функций – установка и проверка аппаратуры, организация кофе-брейка, помощь во время переговоров (наладка техники, принеси-подай). Аренда переговорных в Киеве не всегда подразумевает наличие персонала, который будет помогать в день мероприятия. А с помощью такой компании можно значительно облегчить свою работу, и сосредоточиться непосредственно на цели переговоров.
Если планируется встреча с людьми, которые говорят на разных языках, то нужно заказать переводчиков. Они должны обладать высоким уровнем знания языка, а также разбираться в теме переговоров. Это касается и других специалистов, которые могут быть приглашены на мероприятие (маркетологи, социологи и т.д.).
Заранее спланированные переговоры в большей степени обещают пройти гладко и успешно. Если встреча проходит в комфортном помещении, есть все необходимое и не случаются форс-мажоры, то все стороны быстрее придут к взаимовыгодному решению. Поэтому не нужно пускать процесс организации на самотек или оставлять на последний момент. Ведь исход мероприятия во многом зависит от его начала.
Комментарии